浅谈加强科技统计档案管理工作刻不容缓

加强科技统计档案管理工作刻不容缓

   摘要:本文根据科技统计档案管理存在的问题，就如何进一步加强对科技统计档案进行科学管理，提高对科技统计档案工作的认识，有效保护和利用科技统计档案，加大对科技统计档案的开发利用提出了对策和建议。

   科技统计档案管理是科技统计工作的重要组成部分，是科技统计部门服务于社会和指导经济发展、监督经济运行的依据和宝库。随着改革开放的深入和经济建设的发展，对科技统计档案工作提出了越来越高的要求。如何适应新的形势和任务的要求，进行科学性管理，进一步做好科技统计档案管理工作，主动服务社会进步和经济建设，已经成为摆在科技统计档案工作者面前的一个重要课题。

   一、科技统计档案管理存在的主要问题

   《统计法》第三章第十九条中明确规定各地方、各部门、各单位必须建立统计资料档案制度。统计资料档案的保管、调用和移交，应遵守国家有关档案管理的规定。但是现在科技部门在实际工作中由于重视不够，监督不力，在科技统计档案管理上出现了种种问题，主要表现在以下几个方面：

   1.科技统计档案管理缺少宏观管理和协调

   从1985年全国科技普查以来，我国已形成了较为丰富的科技统计信息资源。由于我国科技统计调查分别由科技、教育和统计部门组织实施，在政府部门属独立科技机构、高等院校、大中型工业企业三大科技活动统计调查主体之外，有关部门从自身管理的需要出发收集科技统计数据，从而导致科技统计处于数出多门、分头管理的状态。科技统计信息缺少宏观管理和协调，流通渠道不畅，没有建立有效的信息共享平台，统计资料分散、失落现象较为严重。统计局作为政府统计部门，其科技统计综合管理职能未能对全社会各种科技统计进行统一管理和协调规范。科技部部长徐冠华曾经指出，我国要从数据资源大国走向数据资源强国，形成强大的科技竞争实力，必须解决科学数据最大程度的共享问题，充分挖掘数据资源的价值，这也为科技统计档案宏观管理工作提出了更高的要求。

   2.科技统计档案没有设立管理机构或指定专人负责

   由于对科技统计档案管理的紧迫性和重要性认识不够，目前，我国绝大多数科技统计调查机关没有设立专门的科技统计档案管理机构，更没有指定专人负责这项工作。各类科技统计档案由科技统计工作人员自行保存，有的科技统计人员没有及时整理、装订统计资料，未立卷归档，把科技统计资料放在文件袋里，或者一直用夹子夹着，这样不仅不利于调阅，还容易丢失。此外，由于办公地点搬迁或者科技统计部门单独更换办公地点，对历年的科技统计资料没有设相应的存放处，特别是人员调动后，对前任科技统计留下的资料不加整理归纳，造成科技统计资料分散于多处，年久丢失，以至于无从查找。

   3.人员调动时不办理科技统计档案移交手续

   我国科技统计工作开展较晚，还没有完全建立一支相对稳定的专业化的队伍。科技统计人员无论是政府管理部门还是基层单位，基本上都是兼职和非专业人员，并且人员变动比较频繁，许多人缺乏科技统计档案管理意识，不注意科技统计资料的积累和整理。在科技统计人员变动时，一般前任者仅仅简单地向继任者交接一下工作，对科技统计档案及有关资料不办理移交手续，更没有书面移交清单，这不仅给以后的工作带来不便，还容易产生责任推诿现象。

   4.没有严格的科技统计档案借阅制度

   科技统计档案原则上要在统计调查机关内查阅，不得随意带出。但是有的科技统计档案管理人员在上级或有关部门要使用时没有提出登记要求，而是直接把科技统计档案资料交出去任其翻阅，或者随意将档案交给熟人，过后又不注意索回，从而带来不必要的损失。

   二、有关对策及建议

   1.要提高思想认识，增强科技统计档案管理意识

   我国虽然拥有较为丰富的科学数据资源，但多为“单兵作战”，难以共享的问题比较突出，已影响了其作用的充分发挥，在相当程度上制约了我国科研水平的提高。有关领导和科技统计人员应当加强《统计法》和《档案法》的学习，提高对科技统计工作重要性的认识，从而规范科技统计档案的整理、管理和使用。要经常进行统计档案知识的宣传和普及，加快档案工作的信息传播，提高领导及科技统计人员的档案意识，提高档案工作的透明度。可以采取多种形式，通过多种渠道传播国家有关科技统计档案工作的方针、政策和法规，关心和支持科技统计档案管理工作。

   2.实行科技统计档案专人管理，健全必要的规章制度

   目前，我国绝大多数省级行政区都成立了科技统计机构，建议在机构设置科技统计档案管理岗位，制定科技统计档案管理办法，实行科技统计档案专人管理。在日常工作中，对现有科技统计档案资料实行归口管理、集中保管、统筹编研与开发利用。上级主管部门和科技统计执法部门要加大监督力度，在检查当前科技统计工作的同时，应同时检查科技统计档案的管理工作。特别是当科技统计档案管理人员调动时，应当有交接手续，凡科技统计档案已经移交档案部门的，在移交书中要加以说明，应需科技统计档案管理人员保管的，要列出清单，当面点清，移交时还应有上级主管部门派人到场监交。

   3.加强业务培训，提高科技统计档案工作者的素质

   随着科学技术日新月异，新知识、新技术在科技统计档案工作中的应用以及社会主义市场经济的建立，科技统计档案工作涉及的领域越来越宽，科技统计档案工作从内容到方法都发生了很大的变化。档案管理人员在实际工作中经常遇到一些按照传统的工作方法解决不了的业务问题，渴望通过业务培训，进一步提高自身素质，以适应新形势下科技统计档案管理工作的要求。建议有关部门加强对科技统计档案人员的业务培训，使其掌握各种档案的管理规则及有关档案管理的基础知识，掌握计算机网络管理以及本系统内文件资料传输的基本知识，学会利用现代信息网络技术进行文档信息资料的传输，不断提高科技统计档案管理人员的业务素质。

   4.优化服务，使科技统计档案信息自动化

   档案管理的目的在于运用。统计档案是社会、经济发展的真实写照。为了充分发挥科技统计档案资料的存史、资政、育人作用，更快捷地为社会经济发展和科技管理工作服务，应大力加强科技统统计档案管理信息化工作。首先，建立电子档案及查询系统。将全部案卷目录输人电脑，档案的案卷目录全部录入电脑，建立电子档案查询系统，有条件的最好建立局域网，实现互联网，使档案管理职务自动化、现代化。其次，编制查阅工具。为了方便查找，提高工作效率，按照档案管理要求，编写了卷宗简介，立卷方案、分类方案、大事记、组织沿革，编制档案汇编资料。第三，出版档案资料。为了各级领导和有关部门职务，可根据档案资料每年编制科技统计年鉴，科技统计分析资料，发布统计公告，为全社会服务，从而充分发挥了科技统计档案信息史料价值。

   5.建立健全科技统计数据资源的共享机制，发挥科技统计档案的最大价值

   2002年11月28日，科技部部长徐冠华在“中国科学数据共享”学术研讨会上指出：面对科技创新国际竞争的严峻挑战，在我国实施科学数据共享，建立健全数据资源的共享机制，发挥科学数据的最大价值，是增强国家科技竞争能力的有效途径。2004年4月21日，国家统计局副局长朱向东“全国统计系统档案工作现场会”中指出：要大力整合统计信息资源，实现统计档案和统计资料的归口管理；要树立和坚持服务意识，不仅要服务于国内的社会各界公众，而且要服务于世界各国政府机构、非政府组织、企业和公众，逐步实现统计档案资料的社会共享；加快档案信息和统计资料管理的现代化进程。可见，国家有关部门和领导建立统计数据资源共享机制提升到战略高度。

   在我国，由于我国科技统计调查这种特殊的体制，改变科技统计处于数出多门、分头管理的状态，加强宏观管理和协调，建立有效的信息共享平台，实施科学数据共享工程，以充分发挥合力，整和离散的科学数据资源，十分必要。为此，迫切需要将各部门、各单位所积累的科学数据资源纳入国家科学数据共享统一框架，形成跨部门、跨学科、多层次的国家科学数据共享服务体系，实现多年积累的基础性、公益性科学数据的分类分级共享，使海量的科学数据资源的潜在价值得以充分发挥与增值，从而打破部门间与行业间的信息壁垒，提高国家投入的效益，增强科技创新能力。

   综上所述，国家有关部门和各级领导要重视科技统计档案的管理，以实现新世纪科技统计档案的三个过渡：即传统的纸质硬件向计算机管理过度；档案工作人员由实体保管员向知识提供者过渡；科技统计档案工作由被动服务向主动参与决策分析过渡。只有这样，科技统计档案管理才能跟上社会发展步伐，才能创造广阔的发展前景，才能充分科技统计档案价值，更好地保证科技统计工作在国民经济建设中充分发挥科技统计信息、咨询、监督的整体功能。

   参考文献：

   [1]档案工作科学性管理的对策思考，山西科技，2001年第5期，49-50；

   [2]加强档案工作  提高统计管理水平，江苏统计，2003年第9期，43-44。