档案信息化前端控制的意义就在于充分考虑档案馆人力、物力、财力情况下，制订扫描工作计划，科学界定纸质档案扫描的范围，优先保证那些保存价值较大、利用范围较广、利用频率较高、急需得到抢救性保护的纸质档案能够得到科学保存与利用，从而提高馆藏档案信息化建设的效益，实现真正有价值的信息资源共享，为社会提供适时、强有力的信息保障，使信息化工作能够按照预定的目标进行并取得成效，前端控制是十分必要的。

   所谓“前端控制”，无非就是做到准确定位、提前谋划，即哪些工作内容需要控制，哪些不在考虑范围之内，有效地进行规划，从而起到提纲挈领的作用。档案信息化“前端控制”的内容应重点考虑以下几个方面，主要是档案的鉴选、计划的制订、档案目录的设计、信息化软件的选择、存储格式的运用等。其中实体档案数字化的鉴定需要大量的人力物力财力，这就需要科学界定馆藏档案数字化加工的范围，组织人员，成立专门工作委员会，按照“利用优先、保护为主、安全第一”的原则，根据借阅登记和利用分析，确定那些利用率高的档案作为优先数字化范畴，并优先选择具有特殊珍藏价值或年代久远、破损、字迹褪色的珍贵档案或者孤本进行数字化工作。对那些因技术问题现在无法进行数字化的档案，要进一步加强保护。

   俗话说，工欲善其事，必先利其器。制订详细的工作计划和选择合适的档案管理软件必不可少。馆藏档案数字化扫描工作的计划必须明确分工，加强协作，确保工作稳步推进。要把信息化过程中可能出现的各种不利因素考虑好，并且在计划表中罗列出来，同时对这些问题的解决也要提出相应的方法，以便在工作过程中有章可循。在档案管理软件的选择上，必须先清楚本单位实际情况和自己工作需要，要参与软件系统的需求分析，在系统设计阶段即考虑信息化建设的各种需求，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中。强调前端控制并不意味着一切依赖于设计，档案工作者在档案信息化的形成和维护阶段还有许多事要做，以弥补系统设计的缺陷，监督系统的运行和使管理活动得以延续，保证生成的电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。

   纸质档案数字化后，电子文件有别于纸质文件的最大特点是记录信息的方式和载体的不同，其主要特点为信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可操作性等。规范化、标准化是目前档案专题数据库建设面临的最大问题。从各地区、各单位数据库建设的现状看，档案数据库建设的相关标准还没有规范，这必然给档案数据库的利用、交换、整合带来一系列问题。确定电子文件的存储格式，降低数字档案对设备的依赖性。由于现代技术发展太快，给电子文件和电子档案的管理带来了很多难以解决的问题，通过统一而简单的格式存储，使数字档案不再依赖于原来的数据库，减少设备和软件频繁更新带来的不利影响，这样才能有利于长久保存。

   总之，档案信息化前端控制是档案管理过程中的一项重要工作，档案馆在开展档案信息化工作之前，要探讨工作目标和用户需要，研究工作程序的科学性，扫描成果的可用性；要制订统一的规范和标准并按照规范操作；对馆藏档案进行鉴选，确定信息化的范围和优先顺序，只有做好这些工作的前端控制，才能保证扫描的有用性，保证该项工作的有序开展，不至于前功尽弃。