每当贡期，琉球要事先进行各种准备。包括：到南洋各国采购贡品，任命朝贡人员，修葺朝贡船只，准备朝贡文书等。做好各项准备后，当风汛即将到来之时，朝贡人员便提前在那霸港登舟候风，或开船到马齿山或姑米山候风，见有顺风，便从那里开洋过海，驶往福建。风顺时几天可到，风不顺时，则费时几十天或几个月。同中国册封船一样，琉球贡船在航行中，也常遇到险风恶浪，造成船毁人亡。

    琉球贡船到闽后，贡使要向福建有关部门递交符文执照，供其查验。在贡船由海入闽江前往柔远驿时，如果船只搁浅难进，朝贡使团还要把船上的东西卸下，雇用小船，搬运到柔远驿中。贡船驶到进贡厂后，贡使要向有关部门呈请会盘。会盘之日，福建有关部门要在贡厂备办酒席，宴请贡使，犒赏所有进贡员役。次日，贡使也在贡厂设宴，回谢参加会盘的各衙门官员。会盘时，贡使递上进贡方物的文书，并依次递上各项进贡方物，供行匠们验报。会盘完毕后，其赴京的朝贡正副使、通事、人伴等人则由福建有关衙门投递文书，晋见官员，要求进京，并等待赴京的勘合文书；其余人员则要把贡船带来的所有附搭物品在柔远驿贸易变卖，并用银两在闽购买所需货物。如果来船破损，还要备料修船。

    琉球朝贡正副使赴京，例由福建派员护送，其交通工具也都由中国官方提供。途经各省省会时，例要拜见各省大员，各省大员照例宴请使团成员。赴京全程6000多里，需时40多天。贡使到京的时间，在清乾隆之前，并无限制和成规。乾隆元年（1736年）以后，则逐渐固定为岁内即春节之前到京，以便参加春节期间各国使臣可以参加的一系列活动。

    在京期间，贡使住在会同馆。入馆后，明代前期，由会同馆把贡使的进贡表笺移送礼部，礼部有关官员到会同馆慰问使臣，并点视贡品，然后将所进方物开写奏本并发落人夫管领。贡使等候朝见皇帝。朝见前几天，有关官员带领贡使演习朝见礼仪。朝见时，贡使或着其本国服装，或着明廷所赐的朝服，到奉天殿朝见皇帝，其所贡方物皆陈设于殿前，由礼部官员奏启进纳。使臣向皇帝行礼后，皇帝先问琉球中山王安好，再问使者远来辛苦。之后，贡使再去文华殿，朝见皇太子。明后期，所进贡品都不陈设，而由礼部送各有关衙门交收。清代，贡使到京后，当日或次日先到礼部奉献表章咨文，所贡方物，由会同馆监督查验后，拨役管领，礼部报告皇帝并经皇帝批准后，由礼部移咨内务府查收贡品。之后，贡使在京期间，凡遇皇帝生日、元旦、冬至等大型朝贺之日，贡使都由礼部官员引领，到太和殿同中外官员随班行礼，朝见皇帝。朝见时，皇帝例要赏茶并赏赐其它物品。如果不遇朝期，皇帝则单独召见琉球贡使，加以赏赐。有时琉球贡使虽已参与朝见，但仍要求单独召见，也往往获准。从清雍正皇帝开始，便经常在乾清宫召见琉球贡使。

    除了朝见或召见外，从清乾隆皇帝开始，琉球贡使还往往被邀请参加春节期间的一系列活动。如听戏、看灯、观赏冰戏、献诗和诗等。皇帝有出行活动时，也特邀琉球贡使迎送见面。参加这些活动时，皇帝例行都要赏赐贡使。

    琉球贡使在京期间，除礼部例行宴请外，皇帝也要加以宴请。有时遇上春节或其他重大活动，皇帝还好几次邀请琉球贡使。从清乾隆开始，琉球贡使在京期间，往往参加除夕前一天的重华宫宴，除夕日的保和殿宴，正月初旬的紫光阁宴或山高水长蒙古包宴，正月十五的正大光明殿宴等。

    琉球来贡，皇帝要例加赏赐，并予以各种特赏。以乾隆五十一年（1786年）为例。皇帝例赏琉球国王蟒缎、锦缎各6疋，闪缎8疋，彩缎、蓝缎、青缎、绸、罗、纱各10疋；赏正副使2员每人彩缎6疋，里、罗各2疋，纺丝、绢各2疋；赏到京的都通事1员和留在福建的通事1员每人彩缎2疋，里、绢各1疋，毛青布6疋；赏到京的从人17名和留在福建的从人15名每人毛青布6疋；赏伴送官员及土通事2员每人彭缎袍1件。特赏则有：乾隆五十年（1785年）十二月二十九日，使臣在午门前“瞻仰天颜”，迎见皇帝。三十日，正副使在保和殿入宴。乾隆五十一年（1786年）正月初八日，正副使臣在紫光阁入宴，皇帝赏正使大缎5疋，锦缎3疋，小缎5疋，漳绒3疋，大荷包1对，小荷包4对；赏副使大缎3疋，锦缎1疋，小缎3疋，漳绒1疋，大荷包1对，小荷包2对。正月初十日，使臣在三座门外迎送去往圆明园的皇帝。正月十三日，皇帝在圆明园赏使臣克食。十四日，皇帝加赏琉球国王玉如意1柄，玉器2件，瓷器、玻璃器各4件，砚2方，大小绢笺各2卷，笔、墨各2匣，洋瓷珐琅盒4件，雕漆盘4件。十五日，正副使在正大光明殿入宴，山高水长看烟花，皇帝赏克食。十九日，使臣又在山高水长看烟花，皇帝依然赏克食，并让使臣随入庆丰园看灯戏。二月初五日，使臣向皇帝辞行，皇帝赐茶。在这期间，皇帝还亲自书写了“海邦济美”的匾额，赐给琉球国王。

    琉球贡使在京期间，有的瞻仰中国文庙，有的向中国官员学习有关礼仪技艺，有的在北京游览，有的与中国官员进行交往，有的还到位于北京附近的通州张家湾的琉球人墓地祭扫埋在这里的亲人的坟墓。

    琉球贡使在京活动结束后，便要启程回福建。返闽途中，京中例派官员护送，并提供一切交通工具。其路线同于由闽来京但方向相反。途中，贡使或会参观沿途的风景名胜，或采购回国的用品。

    琉球贡使回到福州后，例要等候当年或下年的风汛。候风期间，福建官员要宴请贡使一次，贡使也要在临行前到各衙门辞行。在风汛到来前，使团要把带来的所有货物贸易完毕，并把准备带回国的货物申请查验、装包打捆、造出清单并具结保证没有违禁物品，然后上船候风。一有顺风，则开洋回国。