关于在政府职能转变和机构改革中

加强档案管理工作的意见

县直各有关单位：

为做好我县政府职能转变和机构改革中档案管理工作，确保机构改革中档案的完整与安全，以及机构变动部门和单位档案合理归属与流向，并得到妥善处置。根据《中华人民共和国档案法》《河南省档案管理条例》等法律法规和《中共南乐县委 南乐县人民政府关于南乐县人民政府职能转变和机构改革的实施意见（乐发[2014]10号）》文件精神，特提出如下意见：

一、机构变动部门和单位在机构改革中必须认真按照《档案法》的规定，做好档案的收集、整理、保管、清理、交接工作，任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。

二、机构变动部门和单位在变动前所形成的档案，其归属与流向按如下规定执行：

1、撤销，不再保留的机构（包括临时机构），其档案由原单位收集、整理，将全部档案向县国家档案馆移交。

2、两个以上机构或单位合并为一个机构的，原机构的档案由原单位收集、整理，向县国家档案馆移交。

3、一个机构的职能划入另一个机构或分解到两个以上机构的，上述单位以前行使这部分职能所形成的档案仍属原机构档案全宗，其档案不得分散，不得因职能调整而发生割裂或转移。应作为原机构或单位的一个全宗进行整理，移交给县国家档案馆。新组建的部门如需利用可借阅或复制。

4、机构保留但名称更改或职能与业务范围发生部分变动，或领导关系发生变动的部门和单位，其原来形成的档案，可不另设全宗，由该机构继续管理，不得分散，但2005年前形成的档案必须向县国家档案馆移交。

5、机构或单位职能整体划入另一个机构或单位，组成后的机构或单位名称没有发生变化，其档案全宗维持不变，仍继续使用。

6、机构变动部门和单位向县国家档案馆移交的档案，应符合接收标准，并附有一本单位组织沿革、全宗介绍等有关资料。

三、凡新设置的部门和单位，应及时建立健全档案管理制度，做好档案的收集、整理、保管和利用工作。

四、机构变动部门和单位应根据上述第二条的规定，提出本部门、本单位档案归属与流向的意见，报告县档案行政管理部门。凡发生档案归属争议等问题，由县档案行政管理部门协调裁决，妥善处理。

五、机关变动部门和单位未处理完毕的文件，可移交有关新的机构继续办理，并作为新机构的文件立卷归档，土地、房屋产权证可随单位产权移交而移交。

六、几个具体问题的处理

1、关于撤销或并入新机构单位档案的处置问题。原卫生局、计生委、农业局、畜牧局、食品药品监督管理局、食品安全委会办公室、工商局、质监局、商务局、城乡规划局、工信局、科技局、宗教局、县金融办的档案资料必须明确专人负责，按照档案移交要求（见附件1），整理后，于本意见下发之日起二个月内向县级国家档案馆移交完毕。如确因工作需要使用档案的，可在移交后向县档案馆申请借用，并办理借用手续。

2、职能部分调整变动单位的档案处置。职能部分调整变动的单位，其档案仍保留在原单位全宗内，按照原单位的变化或向县国家档案馆移交，或统一由原单位管理。如确因工作需要，可办理借用手续。

档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。各有关单位一定要高度重视和加强机构变动中的档案管理工作，切实解决机构改革中档案工作的实际问题，做到档案处置与机构改革同步进行。档案工作人员在机构改革中应坚守岗位，认真履行职责，妥善处理档案移交过程中的有关问题，在档案还没有做好整理移交之前，分管领导和档案工作人员不得离岗。

凡违反上述规定，造成档案损失的，将按照《档案法》、《档案违法违纪行为处分规定》等法律法规，追究有关责任人的直接责任和领导责任。

附件1：政府机构改革中撤并单位档案资料移交要求

附件2：档案局负责联系单位人员名单

南乐县档案局

2015年5月

附件：1

政府机构改革中撤并单位档案资料移交要求

一、撤并单位应将该单位自成立之日起至撤、并之日形成的所有档案移交给县级国家档案馆。

二、移交的各类档案案卷质量，应达到《机关档案工作业务建设规范》、《归档案文件整理规则》及其它专门档案管理办法规定的要求：

1、文件材料收集基本齐全完整，卷内文件排列有序。

2、各种档案划分了保管期限。

3、各种档案编制了案卷目录或归档案文件目录。

4、以卷为保管单位的档案编制有卷内文件目录。

5、案卷内有备考表。

三、移交档案，应同时移交检索工具（案卷目录、全引目录、归档文件目录）运用机算机管理档案的单位，应复制一份机读目录随同纸质目录一并移交。

四、移交单位应在移交档案的同时，将反映该批次档案的分类方案保管期限表、档案编制方案、全宗介绍及反映本单位职责变化的历史沿革、大事记等相关材料一并移交。

五、撤并单位在移交档案的同时，将本单位编辑公开出版内部印刷的反映本单位主要职能活动、历史面貌的史志、报刊、文件汇编等资料一并移交。

六、撤并单位移交的档案须在进库前进行除尘、消毒处理，消毒处理由县档案馆组织实施。

七、撤并单位移交档案时应与县档案馆履行交接手续。