我国《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机关、社会组织、以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这一条款从法律上明确了国家管理档案的范围，专指“对国家和社会有保存价值的档案”，并非一般的档案定义。它为我国家各级机关、企事业单位档案法规的制定和档案管理工作提供了依据。

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。

为简便起见，也可表述为：档案是原始的数据、信息和知识的记录。这一定义的基本含义主要包括以下几个方面：

1.档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成。也就是说，档案是社会的产物，是社会中的组织和个人在政治、军事、经济及科技生产等各种社会活动中形成的。

2.档案是备查的文件。“文件”这一概念有广义和狭义的用法，这里指广义的概念。即不仅指常规的文件，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的原始记录材料。不是所有的原始记录都能成为档案，能成为档案的只是其中具有保存价值的那一部分

3.档案内容的记录方式和载体是多种多样的。档案的内容和载体是构成档案的两个基本因素。

4.档案具有原始记录性。这是档案的主要特点和本质属性。